Resposta direta
Um projeto de digitalização deve especificar preparação, captura, qualidade, metadados, integridade e entrega. A equivalência jurídica depende dos requisitos e do contexto aplicáveis; escanear e aplicar OCR não basta para demonstrá-la.
O problema que o projeto precisa resolver
O orçamento foi calculado apenas pelo número estimado de páginas, sem considerar grampos, formatos mistos, anexos e documentos danificados. Durante a execução, surgem arquivos incompletos e nomes inconsistentes. O termo de referência deve antecipar critérios de medição e de aceite.
Como estruturar a execução
Caracterizar uma amostra
Conte documentos, páginas, formatos, estado de conservação e tipos de encadernação. Registre como serão tratados versos em branco, plantas e anexos. A estimativa comercial deve informar premissas e tolerâncias.
Especificar captura e qualidade
Defina resolução, cor, formato, orientação, legibilidade e controles de integridade conforme a documentação e as regras aplicáveis. O Decreto 10.278 e as diretrizes do CONARQ são fontes para avaliar o projeto, sem presumir uma configuração universal.
Conferir antes de entregar
Concilie entrada e saída por lote e documento. Trate cortes, omissões e duplicidades. Entregue índice, relatório de exceções e evidências previstas no contrato. Formalize o aceite e a decisão de custódia dos originais separadamente.
Controles e evidências para o aceite
| Controle | Evidência esperada | Papel sugerido |
|---|---|---|
| Completude | Conciliação entre lote recebido e arquivos entregues | Qualidade |
| Legibilidade | Amostra aprovada e registro de reprocessamento | Operação |
| Integridade | Manifesto de arquivos e verificações | Responsável técnico |
Os papéis são sugestões de organização do trabalho. Defina os responsáveis e as alçadas do seu projeto antes de executar ações sobre o acervo.
Exemplo didático de aplicação
Um contrato contém 27 folhas e dois anexos de formatos diferentes. O operador registra o conjunto antes da captura, mantém o vínculo dos anexos e confere a sequência no arquivo final. Uma página com carimbo pouco legível volta para reprocessamento. O lote só é entregue depois de a exceção ser resolvida ou aceita formalmente.
Vídeo: três etapas do guia
Aula visual de 24 segundos, sem narração, com texto na tela, legendas e transcrição. Use o manual para os detalhes de execução.
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Perguntas frequentes
OCR garante validade jurídica?
Não. OCR ajuda a pesquisar; os demais requisitos do processo precisam ser avaliados.
Digitalizar permite destruir o papel?
A decisão exige avaliação específica de valor, temporalidade, obrigações e impedimentos aplicáveis.
Como comparar propostas?
Compare escopo de preparação, captura, indexação, qualidade, transporte, entrega e tratamento de exceções.
Notícias e referências oficiais
CONARQ: diretrizes para repositórios arquivísticos digitais confiáveis
Referência de arquivo ·
Referência técnica sobre a segunda versão das diretrizes RDC-Arq. Material de referência, sem indicação de nova alteração normativa nesta data.
Ler publicação oficialProjeto a partir de Belo Horizonte, com escopo nacional
A Arquindex apresenta este guia para compradores de digitalização e equipes de operação e qualidade. Para planejar um atendimento em BH, na Região Metropolitana ou em outra cidade, informe local do acervo, volume, suporte, restrições de acesso e entregáveis esperados. A proposta deve confirmar logística, execução remota ou presencial e cobertura antes da contratação.
Em projetos com coleta física, registre origem, transporte, conferência e devolução. Em projetos digitais, defina canal de transferência, acesso, janela de migração e aceite. Esses fatores variam conforme o local e o ambiente do cliente.
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Fontes e responsabilidade editorial
Autoria institucional: Arquindex Gestão Documental. Publicação: . Conteúdo técnico de orientação geral, com exemplos didáticos e controles propostos; não representa certificação ou vínculo com órgãos públicos.
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